3 alternativas baratas para armazenar documentos.

A popularização de algumas tecnologias tornou a tarefa de armazenar documentos muito mais simples e menos custosa. Serviços de assinatura digital e de compartilhamento de arquivos em nuvem fazem parte da rotina das empresas.

Mas ainda existe toda uma classe de documentos que deve ser arquivada fisicamente. São documentos que precisam ser mantidos em poder da empresa por até 20 anos, o que pode transformar o armazenamento adequado de toda essa papelada em um desafio.

Pensando nisso, preparamos 3 alternativas que vão auxiliar você a armazenar documentos de uma forma correta e econômica. Acompanhe!

1. Armazenar documentos em nuvem

Esse método é muito utilizado e possui diversas vantagens, como a praticidade na hora de compartilhar informação, o fato de poder acessá-la de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet, dispensar a necessidade de realização de backup e, ainda, pelo baixo custo envolvido no processo.

No entanto, algumas medidas de segurança devem ser observadas, como se atentar aos dispositivos eletrônicos (notebooks, pendrives etc.) que podem infectar os computadores com programas maliciosos e serem usados para copiar informações não autorizadas.

Assim, procure utilizar as funcionalidades desse tipo de sistema de arquivamento que permitem limitar o acesso a alguns documentos, impedindo que sejam copiados, editados, impressos ou mesmo compartilhados sem autorização.

2. Estabelecer critérios de arquivamento

É preciso que aqueles documentos que devem ser mantidos fisicamente em poder da empresa por muitos anos sejam facilmente encontrados quando você precisar deles. Dependendo do volume de documentos essa organização pode ser problemática, mas, para liberar espaço no local onde você trabalha, algumas técnicas simples podem lhe ajudar. Veja:

Categorias

Crie categorias amplas, e as subdivida em categorias mais específicas. Se você criou pastas com o nome de “pedidos recebidos”, pode realizar o arquivo separando as ordens de serviço por clientes, pelo valor ou pelo mês— o que fizer mais sentido do ponto de vista do funcionamento da sua empresa.

Tamanho do arquivo

Tenha um tamanho de arquivo compatível com o volume de documentos que você vai arquivar. Ter um arquivo bem organizado, mas abarrotado, pode ser tão ruim quanto ter um desorganizado.

Descarte

Crie critérios de descarte. Colocar uma etiqueta na própria pasta indicando quanto tempo você deve manter aquele tipo de documento pode ser bem útil nessa hora.

3 Alugue um boxe em um self storage

O tempo de permanência de alguns tipos de documentos em poder da empresa é determinado por força de lei. Comprovantes de recolhimento de tributos, contas pagas que ainda possam ser contestadas, órgãos do governo que podem exigir a apresentação de laudos ou alvarás: todos esses complicadores obrigam o gestor a guardar documentos de forma a impedir seu deterioramento e a garantir que sejam acessados facilmente.

Contratar um self storage é uma opção inteligente para gestores que enfrentam o problema de falta de espaço na hora de armazenar documentos. Esse tipo de serviço consiste em oferecer um espaço (box), onde seus documentos podem ser depositados, protegidos dos desgastes do tempo.

Outra vantagem é que esse tipo de espaço geralmente conta com videomonitoramento 24 horas por dia, além de só permitir a entrada de pessoas autorizadas. A chave do box também fica com o locatário do espaço, garantindo a ele o controle de quem acessa a área.

Arquivar documentos é uma atividade corriqueira dentro de uma empresa e não deve representar uma dor de cabeça para os gestores. Seguindo as dicas deste artigo, estabelecendo uma frequência mínima para o arquivamento e prestando atenção aos critérios de guarda e temporalidade, você não deverá ter maiores problemas em armazenar documentos.

Gostou do post? Quer saber como estocar tudo da sua casa com segurança? Saiba mais sobre o serviço de self storage!