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Armazenar documentos da empresa é uma tarefa que geralmente gera muitas dúvidas para gestores e administradores. Um dos principais questionamentos é “por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?”.

Desde a abertura de um negócio, acumulam-se vários documentos importantes para fins de fiscalização e cobrança gerais. Esses documentos podem ser fiscais, contábeis, trabalhistas ou previdenciários. Entretanto, grande parte dos gestores não sabe qual é o prazo mínimo de guarda de tais informações.

Foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo completo com informações sobre os prazos de arquivamento e outras questões importantes para uma gestão eficiente dos documentos físicos da sua empresa.

Quer saber mais? Então, continue a leitura e descubra!

Tipos de documentos e prazos de arquivamento

Hoje, as empresas lidam com inúmeras informações e documentos que vão desde questões trabalhistas até contábeis, fiscais e administrativas. Por isso, é importante ter uma gestão adequada desses papéis a fim de garantir a disponibilidade dos documentos para atender a demandas judiciais, administrativas, consultivas e, até mesmo, para processos de fiscalização.

Neste sentido, confira, a seguir, quais são os prazos de guarda de documentos e a importância de atentar a cada um deles!

Arquivo trabalhista

Vamos começar por aqueles que geram a maior dúvida: os documentos relativos à existência de funcionários na empresa.

O arquivo trabalhista de uma empresa é composto por: recibos e folha de pagamento, ficha de registro de funcionários, folhas, cartões ou comprovantes de ponto eletrônico e comprovantes de inscrição e recolhimento de instituições sindicais.

Em relação à documentação do trabalho, de acordo com a Constituição Federal e CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), o empregador deve manter os documentos por cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais e dois anos após o término do contrato de trabalho.

Com relação aos contratos de trabalho, é recomendado que sejam arquivados por tempo indeterminado, bem como livros ou fichas de funcionários, uma vez que esses documentos são importantes para a prova do tempo de serviço para fins de previdência social.

Arquivo de documentos referente o FGTS

Uma questão importante a ressaltar é o prazo de guarda dos comprovantes de apuração e recolhimento do FGTS (Fundo de garantia por tempo de serviço). Em geral, ele é de 30 anos.

Entretanto, o Tribunal Superior do Trabalho definiu que, em alguns casos, essa data será reduzida para cinco anos. Como o entendimento da legislação requer uma profunda análise, recomenda-se que esses documentos continuem sendo arquivados pelo prazo de 30 anos.

Arquivo previdenciário

De acordo com as normas da Previdência Social, a empresa é obrigada a manter durante 10 anos, para fins de fiscalização, os documentos comprobatórios do cumprimento das suas obrigações — assim como os arquivos digitais e sistemas de processamento eletrônico de dados referentes à apuração e ao pagamento do INSS.

Arquivo fiscal

Para entender o prazo de arquivamento de notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos de apuração dos tributos, é necessário conhecer dois conceitos: prescrição e decadência.

O fisco tem o prazo de cinco anos para cobrar judicialmente um crédito tributário devido. Findado esse prazo, ocorre o que chamamos de prescrição.

A decadência é a perda do direito que o fisco tem em constituir um crédito tributário — esse prazo também é de cinco anos.

Sendo assim, podemos entender que, após cinco anos da data do fato gerador da obrigação tributária, os documentos que comprovam sua apuração e seu pagamento podem ser incinerados.

Como as notas fiscais são o principal fato gerador das obrigações tributárias, elas também poderão ser descartadas após cinco anos de sua emissão ou entrada na empresa.

Arquivo de livros e documentos constitutivos

Os documentos constitutivos da empresa (contrato ou estatuto social e alterações), bem como os livros contento lançamentos diários, balanços e demais demonstrações, devem permanecer guardados por prazo indeterminado.

Uma vez constituída, a empresa precisará desses documentos para uma série de procedimentos burocráticos no decorrer de sua existência.

No entanto, para as empresas baixadas ou inativas, é interessante guardar tais documentos para os casos de processos judiciais que possam surgir após o seu fechamento.

Armazenamento de documentos no meio digital

A digitalização de documentos possibilita que os arquivos estejam disponíveis remotamente, ao mesmo tempo, para pessoas diferentes em qualquer lugar com acesso à internet.

Imagine o esforço necessário para encontrar dados importantes do documento, que está em uma enorme estante, cheia de pastas e títulos?

Em vez disso, a digitalização de documentos permite que esse dado esteja disponível em alguns minutos, e você só precisa fazer uma pesquisa rápida nos arquivos.

No entanto, vale ressaltar que o arquivo digital, até o presente momento, não substitui o arquivo físico, e, por isso, a recomendação é que a empresa utilize os dois mecanismos: o físico e o digital.

Com isso, ela terá condições de garantir um acesso mais rápido aos documentos, sem deixar de ter informações físicas à disposição, já que, em muitos casos, elas são imprescindíveis para corroborar a legalidade e autenticidade de documentos.

Boas práticas no armazenamento de documentos físicos

Quando se fala em armazenamento de documentos físicos, é necessário ter em mente que a adoção de boas práticas é imprescindível não só na organização, mas também na durabilidade de tais registros.

Por isso, elencamos, a seguir, algumas práticas que garantirão não só a durabilidade como também facilitarão a localização e otimização dos processos de gestão de tais informações:

1. Ao arquivar documentos, opte pelo acondicionamento em pastas e/ou embalagens impermeáveis, pois elas garantem a durabilidade do papel e reduzem o risco de perda de informações, especialmente em razão do transcurso do tempo.
2. A organização dos documentos deve seguir uma lógica, por isso, recomenda-se que as informações sejam divididas e sub-divididas em categorias específicas e que façam algum sentido dentro do contexto da organização.
3. Utilize caixas organizadoras na etapa de categorização. Você pode separar documentos por setores e depois por assunto, acondicionando os papéis de forma ordenada em caixas organizadoras. Além de facilitar no processo de pesquisa posterior, ele ajuda a manter a durabilidade dos documentos.
4. Lembre-se de etiquetar itens. Essa dica vale principalmente para documentos, já que as etiquetas ajudam a identificar com mais rapidez do que trata aquela pasta ou caixa organizadora, facilitando o processo de localização de documentos.

Essas são algumas dicas úteis para quem quer melhorar o processo de organização de documentos da sua empresa. Elas podem ser adaptadas de acordo com as necessidades e especificidades da empresa. Por exemplo, você pode utilizar as dicas de prazos que apresentamos no início deste artigo e incluir o prazo de guarda dos documentos em uma etiqueta de identificação.

Essas etiquetas com o prazo de guarda do documento auxiliarão na atualização das informações e no planejamento de gestão de tais dados.

Auxílio de um self storage à sua empresa

O self storage é um modelo de negócio muito difundido nos Estados Unidos e que cada dia vem ganhando mais adeptos no Brasil. Trata-se de um modelo de negócios no qual é possível alugar um box privativo que abrigue a necessidade de armazenamento de empresas e pessoas físicas.

É comum encontrar empresas que produzem uma quantidade muito grande de documentos e, muitas vezes, não dispõem de um espaço físico que permita armazenar tais documentos de forma correta e organizada.

É aí que entram as self storages, que oferecem soluções de armazenagem para empresas de forma dinâmica e ajustada às necessidades de cada cliente.

Nesses depósitos, é possível armazenar documentos, arquivo morto, além de estoques, equipamentos industriais e qualquer outro objeto que esteja ocupando um espaço significativo na empresa, dificultado a rotina e a organização no negócio.

Os boxes privativos oferecidos pelas self storages são construídos exclusivamente para armazenar, de forma adequada, os volumes que comprometem o espaço em empresas.  Inclusive, esses locais recebem tratamento contra mofo e umidade, têm seguro contra incêndio, são dedetizados mensalmente e contam com serviço completo de higienização.

Apostar em soluções como essa pode auxiliar na organização e melhorar ainda mais o desempenho da gestão de documentos da sua empresa. Além disso, você garantirá mais espaço e eficiência para os seus colaboradores.

Agora que você já sabe a resposta para “quanto tempo devo guardar os documentos da empresa” e quais mecanismos podem facilitar a sua gestão, que tal entrar em contato conosco? Oferecemos soluções em self storage desenhadas de acordo com as necessidades e os objetivos de cada cliente. Conheça!