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“O mundo vai acabar em papel!”. Quem nunca ouviu essa expressão em reuniões de trabalho ou campanhas de limpeza de ambientes do estilo 5S, na mudança de local de trabalho ou, pior, quando precisa localizar um documento importante perdido em meio a arquivos desorganizados porque não teve a prudência de armazenar os documentos adequadamente?

Bem, uma coisa é certa: uma empresa não pode perder em eficiência por causa de situações como essas! Ter padrões no armazenamento de seus documentos faz toda a diferença e é preciso adotar estratégias e medidas para isso.

O mercado atual é dinâmico, cheio de regras, exigências; ele cobra das empresas soluções inteligentes para contribuir com a performance do negócio.

Saber gerir documentações importantes é estratégico porque garante fluidez a fluxos e processos de trabalho. Por isso é bom considerar que organização tem tudo a ver com performance e, neste post, vamos abordar algumas formas de gerenciar, de maneira produtiva, o armazenamento de dados importantes das empresas.

Entendendo os benefícios de uma estratégia para armazenar os documentos

Os benefícios da armazenagem adequada de documentos são muitos:

• Maior produtividade e eficiência.

• O hábito da organização se dissemina para outros campos da empresa e para o dia a dia dos funcionários.

• Organização repercute para o cliente com uma imagem de mais credibilidade da empresa.

• Agilidade na recuperação de dados relevantes.

• Segurança quanto à integridade de documentos estratégicos.

• Melhoria na gestão de fluxos de trabalho e processos.

• Agilidade na localização do que é preciso, economizando tempo e poupando esforços que podem ser direcionados para o foco do negócio.

• Aumento do potencial de geração de valor por parte de documentos, se considerada a força da era informação e o fato de que informação é poder dentro de uma empresa porque influencia tomada de decisão.

• Maior controle sobre prazos que não podem ser perdidos com consequente economia com pagamento de multas.

• Melhoria substancial na tomada de decisão: insumos à mão, decisões ágeis e assertivas.

Estabelecendo uma prática de arquivamento bem definida

Dentre as muitas políticas de gestão de ativos de uma empresa, uma das menos abordadas abertamente — mas não menos importante — é a de armazenamento de documentos.

Mas por que é relevante ter uma política só pra isso?

Bem, o “só pra isso” implica em alguns elementos extremamente importantes na gestão de uma empresa. Só para ter uma noção, atualmente boa parte dos comprovantes de alguma transação, realização de um negócio ou cumprimento de uma legislação ocorre por meio de documentos físicos, como notas fiscais, contratos, dossiês trabalhistas, livros contábeis, processos judiciais.

Todo empresário sabe da relevância desse tipo de documentação e isso não precisa ser uma preocupação, desde que haja processos e responsáveis bem definidos sobre como tratar esse tipo de ativo.

Então do que é composta uma política de gestão de documentos?

Ela é composta por respostas a questões como:

• Quais categorias de documentação possui a empresa (Contábil, administrativo, fiscal, trabalhista, dentre outros)?

• Que tipo de documento deve ser armazenado? Por quanto tempo?

• Como será organizado o arquivo? Por data de emissão, área responsável, tipo de documento ou por outro critério? E ainda: haverá alguma codificação numérica ou alfabética para facilitar a localização?

• Qual o ciclo de vida, ou seja, a partir de que data ele pode ser descartado?

• Há algum tipo de documento sensível que precise de condições específicas para garantir sua integridade, como abrigo da luz ou climatização?

• É obrigatória a existência física ou pode ser apenas digitalizado?

• Quais os cuidados necessários quanto ao acesso à informação: há diferenciação entre restrito, confidencial ou público?

• Como será feito o acesso a cada tipo de documento? Haverá uma cópia digitalizada em uma base de dados ou uma logística definida para recuperação do meio físico quando necessário?

• A empresa dispõe de espaço para acondicionar toda sua documentação, de forma organizada? Se sim, será necessário investimento em material de expediente para armazenamento e mobiliário? Se não, que perfil de fornecedor é mais adequado para atender às necessidades do negócio? Que benefícios ele precisa oferecer (tamanho do espaço ou boxes, localização, segurança no acesso, disponibilização de chave para o cliente, contrato com seguradora)?

• Quem é o responsável ou gestor desse tipo de documento e deverá manter atualizados todos esses parâmetros?

Essa não é uma receita de bolo sobre política interna de gerenciamento de documentos.

Cada empresa tem suas características e precisa ter uma gestão focada no atendimento das suas necessidades específicas. Mas vale a pena partir das questões básicas aqui elencadas para embasar a elaboração de um plano.

O importante é que todas as pessoas e áreas envolvidas tenham pleno conhecimento do modelo e regras adotadas. Só assim será possível a manutenção da organização pensada.

Decidindo a influência das tecnologias nesse processo

Uma das questões estruturais principais em uma política de gestão de documentos é definir o que é preciso manter em meio físico e o que é possível transferir para meios digitais.

Quando a resposta aponta que parte da documentação pode ser digitalizada, disso decorre outras questões:

• Dispositivos como pendrive e HD externo são suficientes para a demanda?

• Haverá investimentos em infraestrutura própria de TI?

• Será terceirizado o armazenamento em servidores de fornecedores, na dinâmica trazida pela cloud clomputing ou nuvem?

Caso decidida a transferência de dados para a nuvem, é importante contar com o auxílio de especialistas internos ou contratos no mercado para cuidar de questões como backup, segurança de acesso à informação e integridade dos dados.

Compreendendo que toda empresa tem documentos para armazenar

Nem adianta pensar que a necessidade de se ter uma estratégia para armazenar os documentos não faz parte dessa ou daquela empresa. “Afinal, ela nem produz tanto papel assim!”. Está certo disso?

Provavelmente há um engano nessa afirmação, porque toda empresa, independentemente do ramo de atuação, gera documentos que precisam ser guardados por determinado tempo em razão de exigência legal.

Veja alguns tipos de documentos e prazo de guarda definido em lei:

• Notas Fiscais: 5 anos. Quando for relativa a um bem permanente da empresa, é recomendável guardar até que o bem seja vendido porque é necessária para acionamento de garantia.

• RAIS (Relação Anual de Informações e Salários): 10 anos.

• Documento (ficha ou Livro) de Registro de Empregados: 30 anos.

• Comprovativos de pagamento de obrigações (IPTU, por exemplo): 5 anos.

• Documentos que comprovam quitação de aluguel: 3 anos.

• Documento de financiamento de imóveis ou e veículos: guardar até o último pagamento ou, no caso de bem imóvel, até que esteja no nome do comprador.

Entendendo que armazenar documentos adequadamente é estratégico

Não é exagero associar organização com qualidade nos serviços prestados. Isso porque os benefícios já apresentados neste post são canalizados para mais eficiência e competitividade do negócio.

As empresas precisam olhar para si, conhecer suas necessidades, suas possibilidades de melhoria e não podem pestanejar em optar por formas de otimização de seus fluxos de trabalho, muito impactados por documentação.

Para as empresas que não possuem de espaço físico ou pessoal capacitado há excelentes soluções no mercado, como o modelo self storage, que são espaços como galpões, salas ou boxes, de uso privativo e acessíveis com senha de segurança.

Nesses ambientes, há toda uma logística de proteção contra intempéries e sujeira, para garantir a integridade dos documentos. Além disso, oferecem monitoramento 24 horas para garantir a segurança e ainda há contratação de seguradoras para ressarcimento de eventuais danos causados ao cliente.

Independente se a solução para uma empresa será interna ou contará com terceiros, o importante é compreender a necessidade de se ter planejamento e métodos definidos para classificação da informação e organização dos papeis, além de rotinas e fluxos para tratamento das demandas por guarda e recuperação de documentos.

A desorganização pode prejudicar e muito um negócio. Por isso não há motivo para não se dedicar a traçar um plano de armazenamento dos documentos estratégicos e buscar o caminho em soluções internas ou de mercado.

Para as empresas que não têm experiência nesse assunto, o melhor caminho é contatar um bom parceiro para armazenar os documentos, suprindo suas necessidades e trazendo tranquilidade no que se refere à guarda e organização de um ativo tão importante para uma empresa, que é a informação.

Entre em contato com a Guardex e conheça os benefícios do armazenamento estratégico!