Self storage: guarde os documentos importantes da empresa.
A tecnologia tem mudado a forma como as empresas arquivam os seus documentos. Hoje é possível escanear documentos e armazenar em um disco rígido ou na nuvem, trazendo praticidade na hora localizar e reduzindo custos com armazenamento.
No entanto, ainda existem muitos documentos que precisam ser impressos e guardados para garantir o funcionamento correto da empresa perante diversos órgãos. Nesses casos, qual a melhor forma para armazenar os documentos? Por que é importante ter um local seguro? Quais os perigos na falta de cuidado para armazenar os documentos importantes?
Continue a leitura e confira como o self storage ajudará você nessa missão!
Por que é importante manter os documentos importantes?
Toda empresa, obrigatoriamente, precisa armazenar documentos como livros contábeis, arquivo morto, processos judiciários, documentos de garantias, entre outros. Alguns arquivos precisam ser guardados por períodos curtos, enquanto outros precisam ser arquivados por até 20 anos ou por um prazo indeterminado.
Eles são necessários para comprovar a sua regularidade perante os órgãos competentes ou até como prova em qualquer eventual fiscalização ou processo. Para a justiça, em muitos casos, não adianta ter o arquivo digital, sendo necessário ter o arquivo original.
Qual é a melhor forma de guardar documentos?
Em virtude da importância, você não deve deixar os documentos em qualquer lugar, correndo o risco de extravio, roubo ou sinistro. Da mesma forma, o local precisa ser acessível e de fácil organização, facilitando as buscas quando necessário.
O custo também deve ser levado em conta. Afinal, você não quer pagar o mesmo valor de sua sala comercial para guardar documentos, algo que muitas pessoas fazem e tornam o custo operacional mais caro.
A melhor alternativa para resolver esses problemas é utilizar o self storage para guardar os seus documentos importantes.
Quais são as vantagens de guardar no self storage?
Segurança
Apenas a pessoa que aluga fica com as chaves, geralmente o próprio locatário compra os cadeados. Além disso, os bens possuem seguros e os ambientes possuem serviços de dedetização.
Baixo investimento
O custo é menor do que você pagaria normalmente. Você pode começar com espaços pequenos e aumentar de acordo com a demanda.
Contrato mensal
Os contratos são mensais e, dessa forma, você não tem a responsabilidade de arcar com custos altos caso a sua demanda ou necessidade diminua. Além disso, o cadastro precisa apenas de documentação simples.
Flexibilidade
Pode ser usado para armazenar outras coisas além dos documentos, como móveis ou peças.
Como guardar os documentos?
Para que o resultado seja melhor, siga os seguintes passos ao armazenar os seus documentos importantes:
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Defina um modelo de organização. Pode ser por tipo, período, ordem alfabética ou da forma que julgar melhor.
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Embale todos os documentos para evitar que sofram com a umidade.
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Armazene em caixas de plástico, pois isso facilita a organização, mantém a estrutura dos documentos e aumenta a resistência.
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Identifique todas as caixas com etiquetas e, se possível, utilize caixas coloridas para cada tipo de documento.
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Utilize pallets ou racks para armazenar as caixas.
Cuidar dos documentos é extramente importante para garantir o seu funcionamento da empresa, livrar-se de multas indevidas ou até mesmo para provar que está dentro das normas. Por este motivo, considere guardar os seus documentos em um self storage que lhe garante segurança, flexibilidade e menor custo.
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